由於網路是屬於開放的空間，任何放在網路上的訊息如果沒有限制，每一個網路使用者皆可以讀取。因此在進行公告事項時有部分的內容並不適合公開供大眾（學生、家長或校外人士）讀取，例如：牽涉到學生個資的訊息（尤應注意個資法規的限制）、學校內部作業的文件或實施辦法等等，都有限制讀取的必要性。如何對公告內容進行加密？說明如下：
一、進入公告的編輯頁面進行編輯，需要注意的是為了提醒全校老師這一則公告屬於校內文件，請在「前置字串」選擇「校內文件」。（若沒有選擇，所公告的文章一樣可以加密）
二、點選「進階設定」
三、在「文章加密」後的空格中輸入密碼（該密碼由全校共同訂定）後，點選儲存即可。
四、公告經過加密後，一般瀏覽者所看到的公告會顯示如下圖。
5. 發佈含有照片的公告